新型コロナウイルス感染予防のためにテレワークを導入する企業が増加しています。
しかし、急場しのぎでテレワークを導入すると大きな事故につながったり、効率が低下してしまうかもしれません。
「テレワークのメリットとデメリットを理解し、適切に導入しよう」という記事でも紹介したように、テレワークの導入には数多くのメリットがあり、社内の生産性を上げることにもつながります。テレワークを働き方の一つとして定着させ、デメリットを軽減し、メリットを享受できる仕組みを作ることが求められます。
「テレワーク移行に失敗しないための準備フロー【個人編】」という記事では、従業員の側がテレワークに移行する際に準備すべきことを解説しましたが、本記事では、企業の側がどのようにテレワーク導入を準備していけばいいのかについて解説していきます。
今回はテレワーク導入を検討している企業担当者がスムーズな導入を進められるように、必要な準備を一つずつ分かりやすく解説します。
【ステップ１】どの業務にテレワークを導入するか選定を行う
じつは、どんな業務でもテレワークができるとは限りません。テレワークに適している業務と適していない業務があるのです。
たとえば経理のようなバックオフィス業務の多くは、パソコン上で多くの業務をこなせますので、テレワークの導入にも比較的ハードルは低いですが、顧客と対面する接客業務や、工場での製造など現場作業を伴う業務は、そのままの仕事でテレワークを導入することは難しいでしょう。
テレワーク導入を検討する際には、漠然と全社導入を前提とするのではなく、まずどの業務に導入するのか選定しなければなりません。
テレワークの就業規則を作っておく
テレワークの働き方は、それまでの社内の働き方とはかなり異なる面が多々あります。
今までの就業規則が通用しないこともありますので、テレワークを前提とした就業規則を新しく作る必要があります。
- 対象者
- 勤務できる場所
- 服務規律
- 労働時間
- 退勤を報告する方法
- テレワークに掛かるコストの負担方法
- 申請するタイミング
- 報告する相手
上記のような項目をひとつひとつルール化し、書面化して、誰でも確認できるようにしておく必要があるでしょう。
【ステップ２】労務管理体制を構築する
テレワークを導入すると、それぞれの従業員がどのようにオフィス外で働いているのかを具体的に知ることは難しくなります。働いていない、あるいは働き過ぎているという労務管理上の問題が起こる可能性があります。問題が起こらないようにするためには、リモートで適切に労務管理できる体制を構築しなければなりません。
こうした労務管理のためのツールをさまざまな企業が発売しています。自社用にカスタマイズしたい場合はオンプレミス型、コストを抑えてメンテナンスの手間を減らしたい場合はクラウド型の労務管理ツールを合わせて導入するのがおすすめです。
【ステップ３】成果基準の評価制度を作る
テレワーク導入にあたっては、従業員の評価制度も見直す必要があります。
これまでは、時間給ではなくても、「オフィスで働いている時間」をベースに評価する面がありましたが、一人ひとりの業務成果を基準に評価できるような制度を整える必要があります。平等に従業員を評価できるようにすることで、従業員個々のモチベーションもアップできます。
テレワークによって業務に集中し、より多くの成果を出すことができる従業員もいれば、そうでない従業員もいるかもしれません。従業員が潜在的にもっていた本当のスキルが見えてくるという面も、テレワークにはあるのです。
【ステップ４】安全にテレワークができる機器や設備を整える
テレワークを行う場合は、必要な機器や設備をすべて整えておきましょう。
- パソコン
- スマホ
- その他周辺機器
- インターネット環境
上記のような機器や設備は、会社が貸与するか従業員の私物を利用するかという2択になります。
従業員側の私物を使えるようにするなら、通信にかかるコストなども、プライベートで使う分とビジネスで使う分が混ざってしまいますから、会社負担分はどうするかということも決める必要があります。企業によっては毎月決まった一定額を「テレワーク補助代」という名目で支給しているケースもあります。
企業が機器や設備を用意し、従業員に支給する場合は、コストは基本的に企業が負担するためにシンプルに管理できますが、一方では、それらを私用では使わないようにするルールも整備する必要があります。
【ステップ５】セキュリティ対策を行う
テレワークの導入にはセキュリティ対策が必須です。適切なセキュリティ対策を講じていないと、情報の外部漏洩のようなトラブルの発生につながりかねません。
- 貸与した端末は誰がどう使っているのか、管理して書き留めておく
- フリーWi-Fiを使うときは、信頼できるネットワークにだけ接続するように決めておく
- 従業員ごとにアクセス権限を設定し、余計な情報にアクセスできないようにする
最低でも上記のような対策を講じ、セキュリティトラブル発生のリスクを軽減しましょう。
くわしくは「テレワークで忘れてはならないセキュリティ対策とは」という記事で詳しく説明していますので、合わせて参考にしてください。
【ステップ６】リモートでもコミュニケーションができる環境を作る
「テレワークのメリットとデメリットを理解し、適切に導入しよう」という記事でもふれましたが、テレワークのデメリットのひとつに、コミュニケーションが不足しがちであるということがあります。テレワーク中だと同僚や上司と直接会話することができないため、ストレスがたまり、心身の負担が増加する危険性もあります。社員のメンタルヘルスを保つためにも、コミュニケーションを補完する環境を用意すべきです。
たとえばWeb会議ツールを活用すれば、リモート上でも会話できるようになります。またオンライン飲み会を開催するなど、在宅勤務でも従業員に楽しみを提供できるとよいでしょう。
【ステップ7】テレワークの研修を行う
テレワークを急に導入すると、その状況で働きはじめることになる従業員は、混乱してしまうかもしれません。
導入前には最低限の研修を実施し、全員が納得してテレワークに移行できるように準備しておきましょう。
研修では、具体的に次のような内容を全員が共有できるようにしてください。
- テレワークを自社で導入する目的
- どうやって実施していくかの方向性
- テレワークでのコミュニケーションの取り方
アフターコロナにも活用できる制度を
今回は企業側でテレワークを行うために準備すべきことを、分かりやすくまとめました。
業務の選定やルールの策定など、準備すべきことがたくさんあるので、尻込みしてしまう企業担当者の方もいるかもしれません。しかし、新型コロナの影響を回避するために必要だからといって、やみくもに導入作業を進めてしまうことのないように、本記事で紹介した手順に沿って、冷静にテレワークを導入していきましょう。
ポイントは、アフターコロナになってもテレワークを活用できるような働き方を会社全体で制度化することです。